Первичные учетные документы. Что такое первичные документы бухгалтерского учета Правила оформления первичных бухгалтерских документов

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

Расходный кассовый ордер.

Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

Авансовый отчет.

Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

название документа;
дата, когда такой документ был составлен;
информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

книги;
карточки;
свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
аналитические регистры (платежная ведомость);
комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
дата составления;
наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

ТОРГ-12;
Товарный ярлык;
Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
КО-4 «Кассовая книга»;
КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Документирование каждого факта хозяйственной жизни — одно из ключевых правил ведения бухгалтерского учета (БУ). Под каждую операцию требуется отдельный документ, а подчас и не один.

Составление документов — обязанность различных сотрудников организации. Но основная их масса стекается именно в бухгалтерию. Здесь они проверяются, систематизируются, разносятся по бухрегистрам, в том числе с помощью программных средств. И всё для того, чтобы на выходе дать общую картину финансового положения компании — ее бухгалтерскую отчетность (БО).

Отчетности посвящен отдельный раздел нашего сайта.

Группа документов, которая есть, пожалуй, в каждой организации, — это кадровая документация. На нашем сайте вы узнаете, как заполнять документы о:

приеме и увольнении персонала;
предоставлении отпусков и их оплате ;
учете рабочего времени и оплате труда работников и др.

Если у вас имеются основные средства, ищите статьи про документы с префиксом «ОС», оформляемые при.

Первичные учетные документы призваны отражать происходящие в учреждении хозяйственные операции. Систематизированные данные из них переносятся в регистры и журналы бухгалтерского учета , которые составляют основу для формирования отчетности. Используются в практике те первичные бухгалтерские документы, перечень которых утверждается учетной политикой . Рекомендуемые для применения на практике бланки приведены в постановлениях Государственного комитета статистики:

№ 1 от 05.01.2004;
№ 71-а от 30 октября 1997;
№ 88 от 18 августа 1998;
№ 132 от 25 декабря 1998;
№ 100 от 11 ноября 1999;
№ 7 от 21 января.2003.

Первичные бухгалтерские документы кассового типа должны быть идентичны унифицированным формам, остальные бланки предприятиям разрешается видоизменять.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

Первичные документы могут быть внешними и внутренними. В первую категорию входят счета от контрагентов с платежными требованиями, ко второй группе причисляются авансовые отчеты, накладные и кассовые ордера.

Формы первичных учетных документов могут классифицироваться как:

распорядительный тип (доверенность, приказ);
исполнительные (акт);
бухгалтерского оформления (талоны, справки).

Виды первичных документов по критерию объема содержащихся в них сведений подразделяются на сводные первичные и простые первичные.

Что относится к первичной бухгалтерской документации?

С 2013 года большая часть унифицированных бланков стала носить рекомендательный характер. Их разрешается использовать на практике в исходном виде или дорабатывать с учетом специфики бухгалтерского и управленческого учета. Что относится к первичным документам для отражения операций с активами из числа основных средств:

Форма ОС-1 , представляющая собой Акт приемки-передачи.
Форма ОС-1а, применяемая для фиксации факта поступления и выбытия активов в виде зданий и капитального типа сооружений.
Форма ОС-4 , без которой невозможно показать списание актива.
Инвентаризационные описи двух разновидностей – для основных средств (ИНВ-1) с нематериальными активами (ИНВ-1а).

Что относится к первичным документам бухгалтерского учета в кадровом делопроизводстве:

в момент оформления начала трудовых отношений с конкретным сотрудником главным первичным бланком будет приказ, фиксирующий прием на работу, по форме Т-1 ;
обязательно ведутся личные карточки работников формы Т-2 ;
трудоустройство работников ведется в соответствии с сеткой должностей, установленной штатным расписанием по форме Т-3 ;
первичные учетные документы в виде графиков отпусков (бланк Т-7);
приказы о том, что конкретному сотруднику предоставляется отпуск с указанием точных сроков и дат отдыха, составляются на основе бланка Т-6 ;
при увольнении составляются такие первичные учетные документы бухгалтерского учета, как приказы по формам Т-8 или Т-8а.

Список первичных документов в сфере начисления и выплаты заработка персоналу состоит из:

бланков для табелированного учета отработанного времени (формы для ручного и автоматизированного заполнения Т-12 и Т-13);
несколько видов зарплатных ведомостей (Т-49 и Т-53);
лицевых счетов (бланк документа Т-54).

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень обязательных к применению в исходном виде кассовых бланков:

Форма КО-1 , именуемая приходным кассовым ордером. Бланк заполняется на листе бумаги формата А5.
Форма КО-2 , представляющая собой расходный кассовый ордер, который распечатывается на бумажном носителе размера А5.
Форма КО-3 , в которой регистрируются приходная и расходная документация.
Первичные документы в бухгалтерии форм КО-4 (пронумерованная, прошитая нитками и скрепленная оттиском печати кассовая книга) и КО-5 (книга для отражения денежных ресурсов, принятых и выданных кассиром).

К первичной документации можно отнести договоры, накладные, счета, акты, доверенности, товарные чеки, лимитно-заборные карты (бланки форм М-8), требования-накладные (М-11). Счет-фактура , вопреки распространенному мнению, не относится к разряду первичных документов – такой вывод содержится в письме Минфина № 03-03-06/1/392, датированном 25 июня 2007 г.

Первичные бухгалтерские документы – перечень обязательных реквизитов

В утверждаемый учетной политикой перечень первичных документов могут входить только те бланки, которые содержат обязательные реквизиты:

полное наименование документа;
дата оформления специалистом;
сведения о фирме, создающей данный документ;
первичка должна отражать суть содержания произведенной операции;
измерители натуральной и денежной разновидности для оценки события в хозяйственной жизни организации;
все первичные учетные документы имеют числовые характеристики для товарной продукции;
информация о том, кто из сотрудников компании составил документ, кто несет ответственность за достоверность указанных в нем данных;
первичные учетные документов бухгалтерского учета, перечень которых используется в компании, в обязательном порядке должны подписывать ответственные лица.

Важная особенность – если бланк документа заполняется в электронном формате, он подкрепляется электронной подписью должностных лиц, за которыми закреплена обязанность ведения первички. Все первичные документы бухгалтерского учета, перечень которых сформирован главным бухгалтером и утвержден руководством компании, обладают юридической силой.